Assistante de Direction (office manager)

Administratif

  • Rédaction de courrier, compte-rendus, mails, contrats
  • Elaboration de tableaux de suivi, de tableaux de bords
  • Rédaction de procédures, protocoles, fiches techniques
  • Gestion des agendas
  • Traitement des mails
  • Commande fournitures
  • Gestion des agendas
  • Préparation des réunions (ordre du jour, réunir les informations, rédiger le rapport...)
  • Conception de documents de présentation
  • Rapprochement bancaire

Commercial

  • Saisie des devis et factures
  • Saisie et suivi des commandes et des paiements
  • Relances
  • Commandes fournisseurs
  • Préparation des réunions commerciales
  • Création de questionnaires de satisfaction
  • Prise de notes pendant les réunions Zoom/Google Meet etc.. et compte-rendus
  • Mise à jour de la base de données clients

Ressources Humaines

  • Préparation des éléments de salaires (suivi des congés payés, absences, arrêts maladie, tableau de suivi de CA des commerciaux pour le calcul des primes) pour envoi au cabinet comptable
  • Préparation des documents pour entretien annuel
  • Saisie des notes de frais
  • Organisation des déplacements et voyages d’affaire
  • Aide au recrutement (rédaction, diffusion, suivi des annonces...)
  • Suivi administratif du personnel (embauches, départs, absences)
  • Gestion des plannings (absences, congés ...)
  • Organisation des visites médicales
  • Gestion des formations
  • Organisation des visites médicales

Evènementiel

  • Prise en charge des démarches administratives liées à l'enregistrement de l'entreprise lors des salons professionnels
  • Prise en charge de la gestion administrative pour la location de salle, mobilier, repas etc..
  • Aide à l’organisation des séminaires d’entreprise, recherche de sites et comparaison des devis avant présentation à la direction
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