
Qui suis-je ?
Assistante de direction depuis plus de 15 années, j’accompagne les dirigeants d’entreprise ou entrepreneurs dans leurs tâches administratives, commerciales ou marketing et leur apporte mon expertise.
Je leur permets d’externaliser le back office et de leur libérer du temps pour se concentrer sur le développement de leur entreprise.
Mon parcours
J’ai commencé en tant qu’assistante commerciale en 2000 pour une PME de 120 salariés dans le Nord de la France.
Après quelques années dans le secteur du commerce en livraison à domicile, je me suis tournée vers l’immobilier en 2006.
D’abord assistante commerciale en agence immobilière, puis assistante de Direction en immobilier d’entreprise, j’ai développé un sens de l’autonomie et d’anticipation qui m’ont permis de prendre des responsabilités et des fonctions managériales.
En 2015, je me lance dans une nouvelle aventure en quittant Lille pour la région Bordelaise au sein de laquelle j’exerce la fonction d’assistante de direction en tant que salariée dans le secteur de la construction de maison individuelle mais aussi pour un gestionnaire de patrimoine.
Début 2022, je suis sollicitée par une indépendante qui n’était pas en mesure de recruter une salariée à temps plein mais qui avait un réel besoin.
Le secteur dans lequel elle évolue m’intéresse particulièrement : le développement personnel, l’énergétique, le coaching, la formation à distance. Elle me propose alors quelques heures par semaine en freelance. Je gère sa facturation, ses réseaux sociaux, je luis fais quelques montages vidéos pour Youtube etc…
Rapidement d’autres demandes arrivent ; des entrepreneurs et TPE qui ont besoin d’assistance en back Office afin de pouvoir se concentrer sur leur cœur de métier et le développement de leur activité.
C’est donc à ce moment que je décide de créer « Back Office Solutions » qui répond à un besoin bien présent.
Aujourd’hui j’interviens dans tous les secteurs d’activité en administratif et en Back Office.
Proposant des services en distanciel, mon activité rayonne sur toute la France et je me déplace ponctuellement sur site.
J’interviens aussi en entreprise ou en coworking sur Bordeaux et le Bassin d’Arcachon. Les services d’assistance que je propose :
- Rédaction de courrier, compte-rendus, mails, contrats etc..
- Elaboration de tableaux de suivi, de tableaux de bords…
- Rédaction de procédures, protocoles, fiches techniques…
- Gestion des agendas
- Traitement des mails
- Commandes fournitures
- Conception de documents de présentation
- Préparation des réunions
- préparer l’ordre du jour
- réunir les informations
- diffuser l’ordre du jour
- participer aux réunions
- rédiger et diffuser le compte-rendu de réunion
- Prise de notes pendant les réunions Zoom/Google Meet etc.. et compte-rendus
- Rapprochement bancaire
- Saisie des devis et factures
- Saisie et suivi des commandes et des paiements
- Relances
- Commandes fournisseurs
- Préparation des réunions commerciales
- Création de questionnaires de satisfaction
- Prise de notes pendant les réunions Zoom/Google Meet etc.. et compte-rendus
- Mise à jour de la base de données clients
- Préparation des éléments de salaires (suivi des congés payés, absences, arrêts maladie, tableau de suivi de CA des commerciaux pour le calcul des primes) pour envoi au cabinet comptable
- Préparation des documents pour entretien annuel
- Saisie des notes de frais
- Organisation des déplacements et voyages d’affaire
- Aide au recrutement (rédaction, diffusion, suivi des annonces…)
- Suivi administratif du personnel (embauches, départs, absences)
- Gestion des plannings (absences, congés …)
- Organisation des visites médicales
- Gestion des formations
- Pour une gestion complète de la paie et l’administration du personnel (contrats de travail, ruptures conventionnelles etc..) rendez-vous ici ; Marie-Sophie JOUSSE prend alors le relais grâce à son expertise dans la gestion de paie et administration du personnel
- Prise en charge des démarches administratives liées à l’enregistrement de l’entreprise lors des salons professionnels
- Prise en charge de la gestion administrative pour la location de salle, mobilier, repas etc..
- Aide à l’organisation des séminaires d’entreprise, recherche de sites et comparaison des devis avant présentation à la direction
- Création et publication de contenus web sur les réseaux sociaux de l’entreprise : Facebook, Instagram et LinkedIn / gestion du Google My Business)
- Mise à jour du site internet, proposition d’idées pertinentes pour valoriser l’activité de l’entreprise et développer sa notoriété auprès du public
- Participation à la mise en place de campagnes de communication externe
- Présentation de rapports (mensuels, semestriels)
- Création et montage de teasers vidéos
- Campagnes e-mailing
- Rédaction de contenus et d’articles Web